BAB I PENDAHULUAN - LAPORAN PKL KANTOR POS KUDUS ( Part 2 )

1.5    Gambar Umum PT Pos Indonesia (PERSERO) Kudus

1.5.1 Sejarah dan Gambaran Umum PT Pos Indonesia (PERSERO) Kudus

PT Pos Indonesia (PERSERO) adalah salah satu badan usaha yang dimiliki oleh negara, dan lazim disebut Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Perusahaan ini sudah cukup lama didirikan, dan dalam perkembangannya telah banyak mengalami perubahan khususnya perubahan bentuk usaha. Perubahan bentuk usaha masih terus berlangsung, sampai pada Juni 1995 menjadi perusahaan perseroan, sehingga namanya menjadi PT Pos Indonesia (PERSERO). Pada dasarnya perubahan bentuk badan usaha ini bertujuan agar perusahaan lebih efisien dan mampu bergerak lebih fleksibel. Hal ini diperlukan karena era globalisasi, setiap perusahaan harus mampu bertahan dalam persaingan dan menghadapi ketidakpastian yang tinggi, sehingga perusahaan akan tetap bertahan. Namun demikian, sebagai perusahaan yang sahamnya dimiliki oleh pemerintah, maka PT Pos Indonesia (PERSERO) masih mengemban misi sosial sebagai perusahaan layanan masyarakat yang memberikan nilai tambah yang tinggi bagi kepuasan pelanggan.

1.5.2  Letak Geografis

PT Pos Indonesia (PERSERO) Kudus adalah salah satu UPT Pos terbesar dan terbaik di Indonesia khususnya Jawa Tengah. Kedudukan UPT Pos Kudus terletak di Jl. Jenderal Sudirman No 43 Kudus, dengan letak yang sangat strategis yaitu ditengah keramaian kota, secara ekonomis merupakan potensi untuk lebih mampu bersaing.

1.5.3 Visi dan Misi

1. Visi

Visi merupakan gambaran tentang masa depan yang di cita-citakan yang ingin diwujudkan dalam waktu yang telah ditentukan, visi merupakan pandangan kedepan menyangkut kemana PT Pos Indonesia (PERSERO) Kudus harus dibawa dan diarahkan agar dapat berkarya secara konsisten dan tetap eksis, antisipasif, inovatif serta produktif. Berdasarkan kondisi nyata PT Pos (PERSERO) Kudus dengan berbagai kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan saat ini dan yang akan datang serta dengan memperhatikan modal dasar yang dimiliki, maka Visi PT Pos (PERSERO) Kudus : “Penyedia Jasa Pos Bernilai Tinggi Dengan Daya Saing Global”.

2. Misi

Misi yang akan dilaksanakan dalam rangka mewujudkan Visi PT Pos (PERSERO) Kudus adalah:

1. Mengelola perusahaan sesuai dengan prinsip bisnis yang sehat dengan didukung teknologi tepat guna dan SDM profesional.
2. Menyediakan layanan komunikasi, logistik, transaksi keungan dan layanan Pos yang memiliki nilai tambah tinggi bagi kepuasan pelanggan.
3. Mengembangkan usaha yang memiliki daya saing kuat baik di pasar domestik maupun di pasar global.
4. Memberikan pelayanan untuk kemanfaatan umum yang menjangkau seluruh pelosok yanah air dengan perlakuan yang sama guna memperkuat persatuan dan kesatuan bangsa serta mempererat hubungan antar bangsa.

1.5.4    Struktur Organisasi PT Pos Indonesia (PERSERO) Kudus

Struktur organisasi pada PT Pos Indonesia (PERSERO) Kudus adalah seperti tampak pada gambar dibawah ini:

Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT Pos Indonesia (PERSERO) Kudus

1.5.5    Tugas dan Tanggung Jawab

Tugas dan tanggung jawab dari struktur organisai PT Pos (PERSERO) Kudus :

1.      Kepala Kantor Pos

a.       Sebagai penanggung jawab di lingkungan kantor.

b.      Memberi intruksi / perintah kepada bawahan untuk melaksanakan tugas masing-masing.

c.       Memindah tugaskan pegawai dari satu bagian ke bagian lain di lingkungan kantor.

d.      Mengevakuasi kinerja dari para pegawai

2.      Supervisor SDM

a.       Memeriksa daftar hadir pegawai.

b.      Membuat laporan gaji pegawai.

c.       Menerima pegawai baru jika diperlukan.

d.      Membuat laporan administrasi kepegawaian.

e.       Memerintahkan tugas-tugas yang diperintahkan oleh KKP.

3.      Supervisor Keuangan

a.       Memenuhi permintaan BPM (Benda Pos dan Materai).

b.      Membuat laporan penjualan benda pos dan materai.

c.       Membuat laporan pensiunan.

d.      Membuat laporan keungan.

e.       Memerintahkan tugas-tugas yang diperintahkan oleh KKP.

4.      Supervisor Pelayanan

a.       Mengawasi tugas-tugas loket.

b.      Mencetak wesel yang akan dibayarkan.

c.       Membuat laporan penerimaan pajak ke KPPN

d.      Membuat laporan mingguan, Tabanas, GIR ( setoran Giro ) dan GIR (cek yang dibayarkan).

e.       Memerintahkan tugas-tugas yang diperintahkan oleh KKP.

 5.      Supervisor UPL ( Unit Pelayanan Luar)

a.       Memeriksa daftar pertanggung jawaban keuangan dari Kantor Pos Cabang

b.      Merekap atau membuat permintaan BPM dari KPC.

c.       Mengirimkan BPM ke KPC.

d.      Mengadministrasikan resi-resi dari KPC.

e.       Mengirimkan wesel yang akan dibayarkan ke KPC.

f.       Memerintahkan tugas-tugas yang diperintahkan oleh KKP.

6.      Supervisor Pengolahan

a.       Bertanggungjawab atas kelancaran pelaksanaan tugas di bagian proses kiriman dan antaran.

b.      Mengawasi penerimaan dan pnyerahan pengiriman pos.

c.       Menyerahkan kantong kiriman tercatat ke Puri R, kiriman KH ke Puri SKH disertai buku serah.

d.      Mengawasi dan mencatat antaran surat / paket dan SKH masing-masing pengantar serta melaporkannya setiap bulan.

e.       Menjawab surat yang berkaitan dengan bagian proses / antaran.

Read More

BAB II RINCIAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN - LAPORAN PKL KANTOR POS KUDUS

BAB II

RINCIAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

2.1. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan pada PT Pos Indonesia (PERSERO) Kudus pada tanggal 1 Februari 2011 sampai dengan 12 Maret 2011. Mulai masuk jam 08.00 WIB serta pulang jam 14.00 WIB. Dalam pelaksanaan praktek kerja lapangan ini kami harus mematuhi semua peraturan, tata tertib dan kedisiplinan yang sudah ditetapkan di PT Pos Indonesia (PERSERO) Kudus.

2.2. Rincian dan Penjelasan Log Harian

2.2.1    Minggu pertama tanggal 1-5 Februari 2011

                        Hari pertama masuk kerja praktek, penulis manghadap Kepala Kantor Pos yaitu Bapak Dino Aryadi untuk mendapatkan pengarahan dan kemudian melakukan perkenalan dengan pegawai Kantor Pos Kudus. Penulis  mendapatkan pengarahan dan bimbingan dari Bagian IT yaitu Bapak Yudhi Hartono mengenai sistem apa saja yang telah ada di Kantor Pos Kudus. Selanjutnya kami ditempatkan di ruang server.

Dalam minggu pertama ini penulis  berada di satu bagian saja, yaitu di ruang server. Disini Penulis membantu download program IPOS v.4 sebagai update program di Kantor Pos. Selain itu Penulis mendapatkan banyak pengarahan dan pengetahuan dari Bapak Yudhi Hartono selaku Bagian IT Kantor Pos Kudus.

2.2.2   Minggu Kedua tanggal 7-12 Februari 2011

Pada minggu Kedua ini penulis membantu bagian IT melakukan update program IPOS v.4 ke Kantor Pos Cabang (KPC) yaitu KPC Bae, KPC Jati, KPC Undaan, KPC Mejobo dan KPC Jekulo. Di KPC Penulis berkenalan dengan Pegawai KPC dan meng-update IPOS v.3 menjadi IPOS v.4. Selain update versi penulis juga membantu puri terima serta pembuatan foto prisma.

2.2.3   Minggu Ketiga tanggal 14-19 Februari 2011

Pada  minggu ketiga Penulis membantu Puri Terima pada pagi harinya dan Puri Kirim pada sore harinya. Selain itu Penulis juga membantu bagian Customer Service meng-input Surat dari Korporat seperti Adira, FIF, WOM, dan Kantor Pelayanan Pajak Kudus. Kemudian Penulis juga menguikuti acara jalan santai pada hari sabtu bersama dengan Pegawai Kantor Pos yang lainnya.

2.2.4   Minggu keempat tanggal 21-26 Februari 2011

Pada minggu keempat tugas Penulis masih sama seperti minggu ketiga, yaitu membantu Puri Terima pada pagi harinya dan Puri Kirim pada sore harinya. Selain itu Penulis juga membantu bagian Customer Service meng-input Surat dari Korporat seperti Adira, FIF, WOM, dan Kantor Pelayanan Pajak Kudus serta membantu bagian SDM dalam pembuatan program PPH menggunakan Excel. Kemudian Penulis juga menguikuti acara jalan santai pada hari sabtu bersama dengan Pegawai Kantor Pos yang lainnya.

2.2.5    Minggu kelima tanggal 28 Februari – 5 Maret 2011

                        Pada minggu kelima tugas Penulis masih sama seperti minggu keempat, yaitu membantu Puri Terima pada pagi harinya dan Puri Kirim pada sore harinya. Selain itu Penulis juga membantu bagian Customer Service meng-input Surat dari Korporat seperti Adira, FIF, WOM, dan Kantor Pelayanan Pajak Kudus. Penulis juga membantu pelacakan kiriman auto finance.

2.2.6    Minggu keenam tanggal 7 Maret – 12 Maret 2011

Pada minggu kelima tugas Penulis masih sama seperti minggu keempat, yaitu membantu Puri Terima pada pagi harinya dan Puri Kirim pada sore harinya. Selain itu Penulis juga membantu bagian Customer Service meng-input Surat dari Korporat seperti Adira, FIF, WOM, dan Kantor Pelayanan Pajak Kudus. Minggu keenam ini Penulis membantu menyebarkan brosur mengenai sistem SOPP E-mobile di alun-alun simpang 7 Kudus dari jam 17.30 sampai jam 20.30 WIB. Penulis juga membantu mengupdate status barang yang telah diterima oleh penerima baik yang diambil sendiri dan yang diantarkan oleh pengantar. Pada hari sabtu tanggal 12 Maret penulis mengikuti acara senam yang diadakan oleh Kantor Pos Kudus, setelah itu Penulis berpamitan dengan seluruh Pegawai Kantor Pos Kudus.

2.3        Perubahan Kerangka Acuan

Dari kerangka acuan yang telah penulis buat terdapat beberapa perubahan dikarenakan kami bekerja di tempat kerja praktek sesuai dengan perintah dan aturan yang berlaku berdasarkan  kondisi yang ada pada saat itu. Untuk lebih jelasnya Penulis lampirkan perubahan kerangka acuan pada lampiran.

Read More

BAB I PENDAHULUAN - LAPORAN PKL KANTOR POS KUDUS ( Part 1 )

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.   Latar Belakang

Teknologi komunikasi yang berkembang pesat saat ini adalah teknologi telepon seluler atau telepon genggam. Teknologi ini sangat diminati masyarakat karena komunikasi bisa dilakukan dimanapun dan kapanpun. Telepon genggam bisa dikatakan sudah masuk dalam daftar kebutuhan penting bagi kita, hampir setiap individu memerlukannya untuk bisa saling berkomunikasi. Kondisi ini mendorong para produsen telepon genggam untuk selalu mengeluarkan produk baru dengan berbagai macam teknologi baru yang semakin canggih dan memberi kemudahan pemakai dalam berkomunikasi atau mengakses informasi.

SMS (Short Message Service) adalah layanan yang disediakan oleh ponsel operator untuk mengirim dan menerima pesan singkat. SMS dinilai sangat praktis, murah, dan efisien. Perilaku pengguna ponsel sampai saat ini dapat dikatakan bahwa setiap sms yang masuk pasti akan dibaca karena sifat ponsel yang personal tadi, ditambah lagi secara psikologi bahwa seseorang itu ingin selalu dianggap penting. Jadi apapun jenis sms yang masuk, orang tersebut pasti akan membuka dan membacanya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan cepat dan lebih efisien tanpa harus mendatangi instansi terkait.

SMS belakangan ini makin marak keberadaannya dalam kehidupan kita sehari–hari. Banyak dari kita yang menggunakan SMS sebagai sarana komunikasi sehari hari karena harganya yang murah. Salah satu bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam bisnis SMS ini adalah peranan sebuah SMS gateway. Sebuah sistem yang dipergunakan oleh penyedia jasa untuk mengirim maupun menerima SMS. Keberadaan SMS gateway ini semakin hari semakin diminati dan keberadaannya juga terus berkembang. Pada awalnya, SMS gateway digunakan untuk memudahkan seseorang atau sebuah.perusahaan untuk mengirimkan SMS dengan pesan yang sama pada banyak orang dalam waktu yang bersamaan. Namun kini dengan sistem dan pemrograman yang lebih baik, SMS gateway menggunakan Gammu tidak hanya dapat mengirimkan pesan saja tetapi juga dapat dipergunakan untuk kepentingan lain, seperti mampu melacak kiriman pada perusahaan jasa. Banyak manfaat yang akan didapat dengan menggunakan SMS Gateway dibandingkan dengan menggunakan sistem online atau menggunakan internet, contoh: biaya yang akan dikeluarkan akan lebih murah dibandingkan dengan menggunakan internet, kecepatan SMS lebih cepat daripada menggunakan internet, dapat diakses kapan saja dan dimana saja.

Melihat kondisi di atas dan penulis dalam pelaksanaan PKL dalam membantu Kantor Pos untuk memberikan layanan yang lebih baik, cepat dan akurat maka penulis mengambil judul “ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELACAKAN KIRIMAN DENGAN MENGGUNAKAN SMS GATEWAY PADA PT POS INDONESIA KANTOR POS KUDUS “

1.2.   Perumusan Masalah

Dalam penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini agar tidak menyimpang dari pembahasan yang telah dijelaskan diatas maka penulis merumuskan masalah yang sesuai dengan pembahasan yaitu bagaimana melakukan perancangan sistem informasi pelacakan kiriman menggunakan SMS gateway pada PT Pos Indonesia Kantor Pos Kudus.

1.3.   Pembatasan Masalah

Di dalam penulisan laporan ini, penulis telah membatasi masalah-masalah yang ada agar tidak menyimpang dari pokok permasalahan yang dibahas. Oleh karena itu, penulis membatasi pada permasalahan :

1.    Analisa kegiatan atau alur atau prosedur proses pelacakan kiriman.

2.    Perancangan Sistem Pelacakan Kiriman dengan menggunakan pemodelan sistem UML..

1.4.   Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan bertujuan memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk :

1.    Mendapatkan pengalaman kerja sebelum memasuki dunia kerja, serta surat keterangan kerja (referensi) dari Instansi.

2.    Lebih dapat memahami konsep-konsep non akademis dan non teknis di dunia kerja yang nyata tetapi tidak terbatas pada: “hubungan atasan-bawahan”, “hubungan sesama kolega”, “dead-line”, “ketidakpastian dan ketidakkonsistenan spesifikasi”, “penerapan lapangan yang terkadang tidak sesuai dengan teori akademis”.

3.    Menambah pengetahuan dan wawasan bagi mahasiswa dalam bidang teknologi informasi, khususnya dalam bidang pengelolaan sistem informasi.

4.    Untuk memperluas cakrawala berpikir bagi mahasiswa program studi sistem informasi dalam rangka pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

5.    Membuka jalur komunikasi antara mahasiswa dan perusahaan.

6.    Untuk memberikan gambaran bagi mahasiswa tentang keadaan dunia kerja yang akan dijalani nantinya.

7.    Membandingkan teori yang diperoleh di bangku kuliah dengan praktek nyata di lapangan.

Berdasarkan tujuan yang diuraikan diatas maka penulis menghasilkan  analisa dan perancangan sistem informasi pelacakan kiriman menggunakan sms gateway pada PT Pos Indonesia Kantor Pos Kudus.

Read More